Regnskabsregler
Regnskabsregler
Følgende regnskabsregler gælder, uanset om der afholdes udgifter betalt af instituttet eller eksterne midler. Reglerne ligger i forlængelse af de generelle regnskabsregler på AU.
Regler for forplejning:
Interne arrangementer kun med deltagelse af AU-ansatte
Det er i udgangspunktet ikke muligt at bestille mødeforplejning til interne møder. Dette kan dog i særlige tilfælde godkendes af institutlederen. Godkendelsen skal i så fald vedlægges afregningen.
Afholdelse af middage er kun muligt i særlige tilfælde og med institutlederens godkendelse. Godkendelsen skal i så fald vedlægges afregningen. I de tilfælde gælder der som udgangspunkt en beløbsgrænse på 350 kr. alt inkl.
Arrangementer med deltagelse af eksterne gæster
Forholdet mellem eksterne og interne gæster skal som udgangspunkt være 1:3.
Når der spises på en restaurant for mere end 3.000 kr. samlet, skal regningen sendes via EAN-faktura, da vi ellers ikke kan få refunderet momsen, og instituttet/projektet vil blive belastet med det fulde beløb inkl. moms. Fakturaen skal sendes til instituttets EAN nr. 5798000419582. I udlandet kan man fortsat benytte kreditkort ved afregning også over denne beløbsgrænse.
Der kan ikke refunderes forplejningsudgifter til spiritus/stærke alkoholiske drikke. Der kan dog fortsat refunderes udgifter til vin/øl i forbindelse med måltider i et rimeligt omfang, normalt maksimalt det, der svarer til 3 genstande pr. person.
Beløbsgrænserne pr. person for forplejningsudgifter, der kan refunderes, er som udgangspunkt 350 kr. for frokost og 600 kr. for middag. Begge satser er inkl. moms og drikkevarer. Der kan dispenseres fra det udgangspunkt efter godkendelse af institutleder. Godkendelsen skal i så fald vedlægges afregningen.
Det skal fremgå af fakturaen/kvittering, hvad der er blevet købt.
Regler for rejser:
Indenrigsflyvning i Danmark er som udgangspunkt ikke muligt. Tog, bus eller færge skal benyttes i stedet, da det ekstra tidsforbrug som regel er begrænset. Det er i den forbindelse muligt at få dækket udgifter til f.eks. hotel i Københavns Lufthavn ved tidlig afgang om morgenen eller hjemkomst sen aften.
Flyrejser skal tilrettelægges således, at antallet af flyvninger begrænses mest muligt. Så vidt muligt prioriteres direkte flyforbindelser frem for forbindelser med mellemlandinger. Antallet af flyvninger kan også reduceres ved at kombinere fly og togrejser.
Der må ikke bookes flybilletter på First eller Business Class.
Det skal fremgå af fakturaen/kvittering, hvad der er blevet købt.
Regler for indkøb af surveys:
Inden du går i gang:
Overvej som det første, om der er brug for en etisk godkendelse af projektet. Læs mere om etisk godkendelse. Vær opmærksom på, at man kan blive bedt om at medsende materiale fra surveyudbyder i forbindelse med etisk godkendelse.
For alle indkøb af surveys - uanset om de betales af institutmidler eller eksterne bevillinger - gælder følgende regler:
- Forud for bestilling skal der være dialog med datamanager om datamanagement, GDPR og muligvis kontakt til TTO.
- Afhængig af beløbsstørrelse skal man indhente flere tilbud, se nedenfor:
- Når man har besluttet sig for et tilbud, skal det underskrives af institutlederen. Aftalen lægges i institutlederens dueslag til underskrift. Underskriften er betinget af, at man fulgt de her specificerede retningslinjer. Hvis der er særlige forhold, er man velkommen til at kontakte institutlederen.
- Indkøb af surveys kan ikke indebære forhåndsbetaling, hvor arbejdet først udføres i det efterfølgende regnskabsår.
- Fakturaen skal stiles til Aarhus Universitet og ikke til bestillerens navn alene jf. de generelle regnskabsregler.
- Efter bestilling skal kontrakten fremsendes til institutsekretæren, Olivia Belling-Nami, til journalisering i workzone.
Udover de generelle regler, gælder der særlige forhold afhængig af beløbsstørrelsen på indkøbet
- Hvis det er køb til en værdi under 50.000 kr., skal der alene samme med fakturaen angives en begrundelse/kommentar for valg af leverandør.
- Hvis det er et køb til en værdi over 50.000 kr., skal der indhentes 2-3 tilbud forud for valg af leverandør eller angives et estimat for køb af respondenter ved bureau med egen opsætning af survey.
- For køb til en værdi over 300.000 kr., skal AU Indkøb vurdere indkøbet forud for bestilling. Læs mere herom.
